Hällefors kommuns logotyp
engelsk
Finsk
hus

Upphandling och inköp

flödesschema upphandling

Alla inköp, utom sådana med lågt värde, måste annonseras och upphandlas. Det innebär att du som vill bli leverantör till kommunen eller till kommunens bolag, Hällefors bostads AB, måste lämna ett anbud.  

Hällefors kommuns upphandlingar

Kommunen annonserar ut upphandlingar för en vara eller tjänst via Visma Opic. 

» Pågående upphandlingar
» Avslutade upphandlingar

Hur blir jag leverantör?

Samtliga upphandlingar som inte är av lågt värde annonseras ut på Visma Opics webbplats.

På Visma TendSign webbplats kan du registrera dig som leverantör. Därmed kan du sen som leverantör prenumerera på upphandlingar som annonseras och på så sätt undvika att missa ett kontrakt.

www.tendsign.com
 
När du har bestämt dig för att lämna anbud så tänk på att börja arbeta i god tid.

  1. Läs förfrågningsunderlaget noggrant.
  2. Fråga dig vad som efterfrågas och på vilka villkor.
  3. Ställ skriftliga frågor om förfrågningsunderlaget är oklart.

Hur går en upphandling till?

Planering

Behovsanalys

En offentlig upphandling inleds med en identifiering av ett behov och en analys av hur behovet kan tillgodoses. Upphandlingen planeras därefter varvid bland annat en beräkning av kontraktets totala värde ska göras.

Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget är det underlag som kommunen eller ett kommunalt bolag tillhandahåller för en leverantör, för att leverantören sedan ska kunna lämna anbud.

Förfrågningsunderlaget består av

  1. Anbudsinbjudan (innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten)
  2. Kravspecifikation (beskrivning av krav på produkten eller tjänsten)
  3. Avtalsvillkor (beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera)
  4. Prismatris/prisbilaga (förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet)

Upphandlingsprocess

Annonsering

Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs av bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar behöver inte annonseras.

Anbudsgivning

Anbuden öppnas normalt två dagar efter sista anbudsdagen samtidigt som de elektroniska anbuden öppnas. Anbudets sidantal och antal bilagor anges i diariet. Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två opartiska personer, utsedda av kommunen, som är närvarande och alltid en person från inköpsfunktionen.

Sekretess gäller under hela upphandlingsfasen fram till dess tilldelningsbeslut fattas. Om behov finns kan sekretessen förlängas.

Anbudsansökningar och anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela ett kontrakt till antagen leverantör/leverantörer.

Kontroll av leverantörers lämplighet

Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen/kvalifikationsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

Utvärdering av anbud

Den upphandlande myndigheten tilldelar kontraktet enligt den utvärderingsgrund som har angivits.

Tilldelningsbeslut

Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen. Beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare. 

Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har de rätt att lämna in begäran om överprövning hos Förvaltningsrätten i Karlstad. Anbudsgivare har tio dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning. Nu blir också samtliga handlingar i upphandlingen offentliga.

Kontraktsskrivning/avtal

När tio dagar har passerats ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i förfrågningsunderlaget. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.

Ramavtal

Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan kommunen/kommunala bolaget och en leverantör för att fastställa villkoren för beställningar/avrop under avtalstiden. Ramavtalet bör normalt inte vara längre än fyra år.

Leverantörsfakturor

I samband med beställning av varor och tjänster uppmanas leverantörer att skicka fakturor i elektronisk form till oss. Vid nya upphandlingar begär kommunen elektronisk fakturering. Förutom att spara på porto och brevpapper gör du även en insats för miljön.

Upphandlingslagar och förordningar

Offentlig upphandling styrs av ett antal lagar, framförallt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Vill du veta mera om offentlig upphandling, läs gärna mer på Konkurrensverkets webbplats.

Styrdokument

Kontakt

Michael Friman, upphandlare Telefon: 0591-641 24
E-post: michael.friman@hellefors.se

Konkurrensverket
SKL Kommentus
SOi
Upphandlingsmyndigheten