Upphandling och inköp

Kommunen annonserar ut upphandlingar för en vara eller tjänst via Visma Opic. 

Pågående upphandlingar

Avslutade upphandlingar

Samtliga upphandlingar som inte är av lågt värde annonseras ut på Visma Opics webbplats.

På Visma TendSign webbplats kan du registrera dig som leverantör. Därmed kan du sen som leverantör prenumerera på upphandlingar som annonseras och på så sätt undvika att missa ett kontrakt.

www.tendsign.com
 
När du har bestämt dig för att lämna anbud så tänk på att börja arbeta i god tid.

1. Läs förfrågningsunderlaget noggrant.
2. Fråga dig vad som efterfrågas och på vilka villkor.
3. Ställ skriftliga frågor om förfrågningsunderlaget är oklart.

Planering

Behovsanalys

En offentlig upphandling inleds med en identifiering av ett behov och en analys av hur behovet kan tillgodoses. Upphandlingen planeras därefter varvid bland annat en beräkning av kontraktets totala värde ska göras.

Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget är det underlag som kommunen eller ett kommunalt bolag tillhandahåller för en leverantör, för att leverantören sedan ska kunna lämna anbud.

Förfrågningsunderlaget består av

1. anbudsinbjudan (innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten)
2. kravspecifikation (beskrivning av krav på produkten eller tjänsten)
3. avtalsvillkor (beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera)
4. prismatris/prisbilaga (förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet).
   

Upphandlingsprocess

Annonsering

Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs av bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar behöver inte annonseras.

Anbudsgivning

Anbuden öppnas normalt två dagar efter sista anbudsdagen. Anbudsgivare har möjlighet att delta via ombud.

Kontroll av leverantörers lämplighet

Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen/kvalifikationsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

Utvärdering av anbud

Den upphandlande myndigheten tilldelar kontraktet enligt den utvärderingsgrund som har angivits.

Tilldelningsbeslut

Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen. Beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare. 

Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har de rätt att lämna in begäran om överprövning hos Förvaltningsrätten i Karlstad. Anbudsgivare har tio dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning. Nu blir också samtliga handlingar i upphandlingen offentliga.

Kontraktsskrivning/avtal

När tio dagar har passerats ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i förfrågningsunderlaget. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.

Ramavtal

Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan kommunen/kommunala bolaget och en leverantör för att fastställa villkoren för beställningar/avrop under avtalstiden. Ramavtalet bör normalt inte vara längre än fyra år.

Låna en upphandlare

För att göra det enklare för företag att delta i kommunens upphandlingar erbjuder Hällefors kommun möjligheten att låna en upphandlare. Tjänsten riktar sig till företag som vill förstå hur upphandlingar fungerar och hur man kan lämna ett konkurrenskraftigt anbud.

Genom ett kostnadsfritt möte får du vägledning och praktiska råd.

Vad kan du få hjälp med?

När du lånar en upphandlare kan du bland annat få stöd kring:

• hur en offentlig upphandling går till
• hur du hittar aktuella upphandlingar
• hur du läser och tolkar ett förfrågningsunderlag
• vad som är viktigt att tänka på när du lämnar anbud
• vanliga begrepp och krav inom offentlig upphandling

Syftet är att sänka trösklarna, öka kunskapen och skapa bättre förutsättningar för lokala företag att delta i upphandlingar.

För vem?

Tjänsten passar både:

• företag som är nya inom offentlig upphandling
• företag som vill bli tryggare och bättre i sitt anbudslämnande

Observera att upphandlaren inte kan hjälpa till att skriva anbud eller ge råd i pågående upphandlingar, utan stödet är av generell och vägledande karaktär. Mötet genomförs med fördel på plats i Formens hus, där vi har möjlighet till ett personligt samtal och praktisk genomgång.

Tjänsten kommer vara bokningsbar från 17/8 2026. Tills dess hänvisas frågor kopplade till upphandling Michael Friman: Michael.Friman@hellefors.se

I samband med beställning av varor och tjänster uppmanas leverantörer att skicka fakturor i elektronisk form till oss. Vid nya upphandlingar begär kommunen elektronisk fakturering. Förutom att spara på porto och brevpapper gör du även en insats för miljön.

• Fakturera elektroniskt

Offentlig upphandling styrs av ett antal lagar, framförallt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Vill du veta mera om offentlig upphandling, läs gärna mer på Konkurrensverket.

Konkurrensverkets webbplats

• Offentlig upphandling, Konkurrensverket
• SKR Adda
• Sveriges offentliga inköpare, SOI

Hällefors kommun deltar i inköpssamverkan med övriga kommuner i Örebro län.

Detta gör att upphandlingar som omfattar Hällefors kommun, men hanteras av en annan kommun också kan ses på vår hemsida.